Stichting Zonderwijk Belangen

Adres

Telefoon
Email
Mira 2
5505 AT Veldhoven
040-2539091
hettweespan@onsbrabantnet.nl




Privacy Reglement Stichting Zonderwijkbelangen.

[gebaseerd op de wet Algemene Verordening Gegevensbeheer.]


Begrippen

  1. In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Zonderwijk Belangen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

  2. Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris, externe penningmeester en een manager technische zaken.

  3. a. Verder heeft Stichting Zonderwijk Belangen twee personen in vaste dienst en draait ze voornamelijk op vrijwilligers.

    b. De stichting beheert tevens de gegevens van verenigingen en clubs die gebruik maken van de ruimtes in het gebouw.

  4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: naam, adres, telefoonnummer, emailadres en geboortedatum.

  5. Onder stichting wordt verstaan Stichting Zonderwijk Belangen zoals beschreven in de statuten.

  6. Het Huishoudelijk Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 11 van de statuten van Stichting Zonderwijk Belangen.

  7. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting en de ontvanger van de gegevens voor zover van toepassing.


Persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of ledenadministrateur.

Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt.

Hij zal de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde stichting, namelijk wie men is, een felicitatie kaart bij verjaardagen, zieken bezoek, inplannen bezetting roosters,

Tevens voor het inplannen van verhuur ruimtes en verzenden van rekeningen.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe schijf, welke is gekoppeld aan de computer.

De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.

De persoonsgegevens zullen nooit op een usb-stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon werkzaam is bij de stichting en als vereniging of club ruimten huurt.

Zodra de vrijwilliger, vereniging of club niet meer werkzaam of ruimten huurt, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur.

Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd voor zover zij over deze gegevens beschikken.

Rechten.

U heeft het recht Stichting Zonderwijk Belangen te vragen welke gegevens zij van u verwerkt.

Stichting Zonderwijk Belangen zal op dit verzoek binnen 4 weken schriftelijk of per mail reageren.

U kunt vervolgens Stichting Zonderwijk Belangen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Foto’s.

Bij sommige activiteiten kunnen foto’s of filmopnames worden gemaakt van de vrijwilligers of huurders.

Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij een van de activiteiten van de stichting.

Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

Data lek.

Bij een eventuele data lek, zullen de vrijwilligers, huurders en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geďnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

Stichting Zonderwijk Belangen zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en ledenadministrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de stichting.

Functionaris gegevensbescherming.

Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/ledenadministrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Dit document heet “Privacy Reglement Stichting Zonderwijk Belangen” en is vastgesteld op Donderdag 14 juni 2018.


De voorzitter

Fred de Ruijter
De secretaris

Henk Bakker